In seinem aufschlussreichen Buch „Gamechanger 4-Tage-Woche: Mehr Fachkräfte. Mehr Fokus. Mehr Freiheit.“ widerlegt Andreas Schollmeier die Vorbehalte gegen die verkürzte Arbeitswoche. Er zeigt, wie sie nicht nur das Teamgefühl und die Produktivität in seinem Unternehmen verbessert hat, sondern auch zu einem Anstieg bei Bewerbungen führte. Im zugehörigen Interview erläutert Schollmeier, wie die 4-Tage-Woche die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gesteigert hat und welche positiven Auswirkungen dies auf die Personalgewinnung hatte.
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- Einführung und Motivation: Was war der ausschlaggebende Punkt für Sie, die 4-Tage-Woche in Ihrer Kanzlei einzuführen? Gab es spezielle Vorfälle oder war es eine kontinuierliche Entscheidung?
Ich habe die 4-Tage-Woche im Jahr 2022 im Wesentlichen für mich als Unternehmer aus zwei Gründen eingeführt. Einerseits wollte ich mehr Zeit mit meiner Familie verbringen. Andererseits wollte ich beruflich als Unternehmer Fachkräfte gewinnen und binden. Die Corona- und Ukraine-Krise haben dazu beigetragen, sich zu dem damaligen Zeitpunkt sehr intensiv mit dem Thema Arbeitszeitverkürzung auseinanderzusetzen. Die Belastung infolge zahlreicher Gesetzesinitiativen und Zusatzaufgaben hatte sich für uns als Team nicht mehr gut angefühlt. - Erste Schritte: Wie haben Sie den Übergang zur 4-Tage-Woche geplant und umgesetzt? Gab es dabei besondere Herausforderungen?
Wir haben die 4-Tage-Woche zum 1. Juli 2022 ohne Übergangsphase eingeführt – damals mit 36 Wochenstunden von montags bis donnerstags. Ursprünglich sollte dieses Pilotprojekt sechs Monate dauern, doch schon nach kurzer Zeit haben wir uns dazu entschieden, das Arbeitszeitmodell beizubehalten. Ein Jahr später haben wir dann sogar auf 32 Wochenstunden reduziert.
Bei der Umsetzung gab es natürlich Herausforderungen. Von heute auf morgen schafft man nicht die gleiche Arbeit in weniger Zeit. Aber wir haben gemeinsam als Team auf dieses Ziel hingearbeitet und es geschafft. Es ist wichtig, das Team in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und individuelle Mitarbeiterbedürfnisse zu berücksichtigen. Wir haben das Team ausreichend qualifiziert. Im Einzelfall gab es individuelle Coachings. - Mitarbeiterreaktionen: Wie haben Ihre Mitarbeiter auf die Umstellung reagiert? Gab es anfängliche Bedenken oder Widerstände? Hat die verkürzte Arbeitswoche die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit in Ihrer Kanzlei beeinflusst?
Mein Team war anfangs sehr überrascht und schaute sich ungläubig an. Sie haben aber nicht lange gezögert und wollten die 4-Tage-Woche sofort in die Tat umsetzen. Widerstände gab es also keine. Aber durchaus Bedenken. Denn nicht jedem Mitarbeiter war auf Anhieb klar, wie er die vorhandene Arbeit in weniger Zeit schaffen sollte.
Die Einführung der 4-Tage-Woche hatte einen enorm positiven Effekt auf die Stimmung im Team. Es hat uns noch mehr zusammengeschweißt und die Mitarbeiterzufriedenheit befindet sich auf einem Allzeithoch. Die Folge: Seit der Einführung der 4-Tage-Woche hat uns keine Vollzeitkraft mehr aus eigenem Antrieb verlassen. - Kundenerfahrung: Wie haben Ihre Mandanten auf die geänderten Öffnungszeiten reagiert? Gab es Herausforderungen in der Kommunikation dieser Änderungen?
Wir haben vor der Einführung der 4-Tage-Woche alle Kunden informiert. Am Anfang ging dann auch am Freitag noch öfter das Telefon. Mittlerweile haben sich die Mandanten aber daran gewöhnt, dass wir freitags nicht erreichbar sind. Es gibt ja auch, wenn wir ehrlich sind, fast kein Thema, was nicht auch am Montag noch bearbeitet werden kann. Für Notfälle haben wir einen Notdienst eingerichtet. - Produktivitätsmessung: Welche Maßnahmen und Kriterien verwenden Sie, um die Produktivität in der verkürzten Arbeitswoche zu bewerten?
Wir haben ein internes auftragsbasiertes Controllingsystem eingerichtet. Hier bekomme ich als Chef der Firma monatlich automatisierte Auswertungen über die Mitarbeiterleistungen und -umsätze. Hieran kann ich genau messen, welcher Mitarbeiter welche Dinge erledigt hat und welche nicht. Erstaunlicherweise konnten wir dabei feststellen, dass die Mitarbeiter die gleichen Leistungen in weniger Zeit erbringen konnten, wie zuvor in einer 5-Tage-Woche mit 40 Wochenstunden. - Erfolgsfaktoren: Welche Faktoren sehen Sie als entscheidend für den Erfolg der 4-Tage-Woche in Ihrer Branche an?
Zu den Erfolgsfaktoren, die auch über unsere Branche hinaus gelten, zählen u.a. eine moderne Personalführung, schlankere Arbeitsprozesse, Digitalisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen, bessere Kommunikation, Zeitmanagement sowie Teamwork. Diese und weitere Erfolgsfaktoren waren entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung. - Fachkräftemangel: Wie hat die Einführung der 4-Tage-Woche Ihrer Kanzlei geholfen, den Fachkräftemangel zu bewältigen? Haben Sie eine Zunahme an Bewerbungen seit der Umstellung bemerkt? Sind Sie dadurch attraktiver für potenzielle neue Mitarbeiter?
Nachdem wir auf die 4-Tage-Woche umgestellt hatten, bekamen wir innerhalb von zwei Wochen mehr Bewerbungen als in den dreieinhalb Jahren zuvor insgesamt. Diese Zunahme an Bewerbungen hat sich bis heute auch nicht abgeschwächt. Noch Anfang des Jahres konnten wir innerhalb von drei Wochen fünf neue Leute einstellen.
Wir haben also keinen Fachkräftemangel mehr. Bei uns trudeln wöchentlich Initiativbewerbungen ein. - New Work Prinzipien: In welcher Weise integriert Ihre Kanzlei die Prinzipien von New Work? Gibt es neben der 4-Tage-Woche noch weitere innovative Arbeitsmodelle, die Sie eingeführt haben? Planen Sie zukünftig weitere Änderungen oder Anpassungen in Ihrer Kanzlei?
Man muss festhalten, dass die 4-Tage-Woche nur ein Modell von vielen ist, um Arbeit in modernen Strukturen attraktiv und flexibel zu gestalten. Abseits solch isolierter Maßnahmen und Einzelmethoden konzentriert sich die Essenz von New Work in fünf Prinzipien, die sich im unternehmerischen Alltag widerspiegeln: Freiheit, Selbstverantwortung, Sinn, Entwicklung und Soziale Verantwortung. Und wenn wir uns vor diesem Hintergrund anschauen, wie wir die 4-Tage-Woche umgesetzt haben, dann wird schnell deutlich, dass genau dies für uns essentiell ist. Wir haben uns mit der 4-Tage-Woche Freiheit geschaffen. Jeder im Team arbeitet eigenverantwortlich und übt sinnhafte Tätigkeiten aus. Gleichzeitig wird das Team permanent persönlich und fachlich in der eigenen Akademie weiterentwickelt. Letztlich übernehmen wir soziale Verantwortung durch verschiedene soziale Aktivitäten. Dabei bleiben wir stets innovativ am Ball. Zum Beispiel ist auch Workation für uns ein Thema. Zukünftige weitere Änderungen oder Anpassungen gehören für uns zum täglich gelebten Veränderungs- und Transformationsprozess. Es gilt, sich bei stets verändernden Rahmenbedingungen immer wieder neu zu erfinden und weiterzuentwickeln. - Persönliche Erfahrungen: Wie hat sich die Verkürzung der Arbeitswoche auf Ihr persönliches Leben und Ihre Arbeitsweise als Kanzleiinhaber ausgewirkt?
Das Wochenende gehört jetzt der Familie. Während ich früher fast immer an beiden Tagen im Büro arbeiten musste, gehört dies nun der Vergangenheit an. Meine persönliche Work-Life-Balance hat sich dadurch spürbar verbessert. Auch kann ich mittlerweile komplett abschalten. Wenn ich aus dem Büro komme, bleiben alle meine Projekte und To Dos auf der Arbeit. Ich nehme davon nichts mehr mit nach Hause und denke nach Feierabend nicht mehr darüber nach. - Empfehlungen für andere Unternehmen: Was würden Sie anderen Kanzleiinhabern raten, die eine ähnliche Änderung in Betracht ziehen?
Mein Buch lesen (lacht). Spaß bei Seite. Vor allem sollten sich Inhaber von Kanzleien und Unternehmen mit ihrem Team zusammensetzen. Die besten Ideen sind bei uns an der Basis entstanden. Die Mitarbeiter sind viel näher an den Kunden, Prozessen und Arbeitsabläufen als die Unternehmensführung. Wer dieses Potenzial erkennt und hebt, der kann daraus gewinnbringende Schlüsse für sein Unternehmen ziehen. - Austausch mit anderen Unternehmen: Haben Sie mit anderen Unternehmen zusammengearbeitet oder diese beraten, die eine ähnliche Umstellung erwägen? Wenn ja, wie waren hier Ihre Erfahrungen?
Wir haben uns mit diversen Unternehmen ausgetauscht und auch beraten. Nach meiner Erfahrung ist hierbei ganz entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung, dass das Mindset der Führungsebene Vertrauen, Mut und Veränderung zulässt. Wenn dann noch das Team in die Umsetzung und die notwendigen Entscheidungen mit einbezogen wird, dann sind die Projekte in der Regel sehr erfolgreich. - Herausforderungen für kleine vs. große Unternehmen: Sehen Sie Unterschiede in der Umsetzbarkeit der 4-Tage-Woche zwischen kleinen und mittleren Unternehmen im Vergleich zu größeren Unternehmen?
Ja definitiv. In großen Unternehmen gibt es viel mehr Teams und Entscheidungsträger. Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss der mit einbezogen werden. Erfolgreich sind in diesen Fällen meist Projekte, welche zunächst in einer Abteilung getestet werden, bevor man sie im ganzen Konzern ausrollt.
Fazit:
Andreas Schollmeier stellt nicht nur sein Wissen durch sein Buch „Gamechanger 4-Tage-Woche“ zur Verfügung, sondern bietet auch persönliche Beratungen für Unternehmen an, die dieses progressive Arbeitszeitmodell einführen möchten. Zusätzlich bietet unser Arbeitgeber-der-Zukunft-Siegel eine ausgezeichnete Möglichkeit für Unternehmen, ihre Innovationsbereitschaft und Mitarbeiterorientierung zu demonstrieren. Dieses Siegel unterstreicht die Attraktivität eines Arbeitgebers und kann entscheidend dazu beitragen, qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und langfristig zu binden. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen als Vorreiter einer modernen Arbeitskultur zu positionieren.